3 ошибки при переходе с УПП, которые стоят миллионы

Компания решила сэкономить время и деньги на исследовании производственных процессов. Интегратор начал работы сразу с установки выбранной системы учета. В результате внедрение только усложнилось, затянулось по времени и стало дороже.

Например, специалисты перенесли в новую систему учета данные с января по март. За счет отлаженной системы перенос прошел с минимальными трудозатратами. Однако в апреле выяснилось, что остатки в системе должны храниться с разбивкой по сериям. Данные за текущий год пришлось переносить повторно.

В другом случае новая система вообще заработала не так, как ожидалось. Установленное ПО отлично автоматизирует основные функции туристического агентства, но практически игнорирует второстепенные процессы. В итоге сотрудники утопают в ручной работе.

Причина таких сбоев: перед внедрением системы учета эксперты интегратора и работники компании не выявили потребности предприятия. Незнание особенностей работы осложнило внедрение 1С. Если бизнес-процесс непонятен, его автоматизация проходит формально и бессистемно.

Выход: перед переходом с УПП на более совершенную систему учета интегратору следует изучить производственные процессы: как компания учитывает материалы, полуфабрикаты, готовую продукцию. Сначала процессы описывают в логике «как есть». Затем, по возможности, оптимизируют до логики «как должно быть», с учетом лучших мировых практик и возможностей новой системы учета.

Специалисты изучают, как работа была автоматизирована в УПП. Затем настраивают новую систему в соответствии с реальными потребностями заказчика. При необходимости дорабатывают программу, создают нужные отчеты, настраивают интеграцию.

Без такой предварительной работы деньги на внедрение ПО тратятся нерационально.

При переходе с УПП компании часто выбирают конфигурацию 1С, ориентируясь только на стоимость продукта или рекомендации знакомых. Бизнес-процессы, планы роста, количество пользователей, требования к производительности они не учитывают.

Например, в целях экономии предприятие внедрило не «1С:ERP», а более доступную «1С:Комплексная автоматизация». В результате новая система учета не поддерживает автоматическое планирование производства, расчет плановой себестоимости, управление загрузкой оборудования. Это не позволяет оперативно корректировать работу, приводит к сбоям поставок и росту себестоимости продукции.

Как итог, предприятие непрерывно дорабатывает установленную систему. Для обслуживания «1С:КА» пригласили дополнительного программиста. Год работы такого специалиста стоит 3 млн. руб.

Другая компания при выборе системы учета не учла перспективы и будущий рост. В итоге установленное ПО перестало справляться с задачами уже через 2 года. Организации пришлось тратить деньги на внедрение новой системы.

Третье предприятие перешло с УПП на «1С:ERP», потому что это — самое совершенное решение на сегодняшний день. Потенциал этой системы компания использует на 30%. Бизнес сталкивается с перерасходом бюджета и чрезмерно дорогим обслуживанием системы учета.

В большинстве случаев современная УПП — это система с устаревшим функционалом, но многочисленными и уже ставшими привычными доработками. При внедрении новой системы учета руководство и сотрудники компании просят интегратора настроить все так же, «как было раньше».

Однако логика современной 1С отличается от разработок 15-летней давности. Перенести «все как есть» уже не получается. Идя навстречу заказчику, интегратор вносит в новую систему бесчисленные доработки. Впоследствии компания сталкивается со сложностями в обновлении программы, излишне дорогой поддержкой, некачественной аналитикой и ошибками в учете.

Чтобы избежать такой проблемы, новую систему учета вводят поэтапно, начиная с ключевых модулей. Если базовый функционал работает корректно, к ним пошагово и осторожно добавляют новый.

Параллельно идет обучение персонала работе с новой 1С. Логика работы современной типовой ERP не менее удобна, чем устаревшей кастомизированной УПП. Возможно, она будет слегка непривычна на первом этапе, но через несколько месяцев сотрудники освоят новый функционал. Проблема привыкания решится без чрезмерного и опасного усложнения архитектуры типовой 1С.

На консультации по переходу на одно из современных решений специалисты «Велес Рисерч» подскажут:

• как провести диагностику бизнес-процессов вашего предприятия, чтобы последующая автоматизация прошла более эффективно;
• какую конфигурацию 1С лучше выбрать, с учетом масштаба, специфики и перспектив вашей компании;
• как внедрить новую систему учета и подстроить ее функционал под нужды производства, не ломая логику работы программы и не создавая себе проблем в будущем.